Molte aziende e molti enti hanno ancora stanze piene di faldoni: fatture, contratti, pratiche edilizie, documenti del personale. Occupano spazio, sono difficili da consultare e, se si rovinano, sono persi. L’archiviazione sostitutiva è il modo per portare questi documenti in digitale in modo che la copia digitale abbia valore al posto della carta. In questo articolo spieghiamo cos’è, come funziona e da dove partire.

Cos’è l’archiviazione sostitutiva

Con «archiviazione sostitutiva», spesso chiamata anche conservazione sostitutiva o conservazione digitale a norma, si intende un processo che permette di conservare i documenti in formato digitale con lo stesso valore legale dell’originale. In molti casi, una volta completato il processo, l’originale cartaceo non è più necessario.

La parola chiave è «sostitutiva»: il documento digitale non è una semplice copia di comodo, ma prende il posto di quello di carta. Perché questo sia possibile, il processo deve seguire le regole previste in Italia dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il documento digitale non è una copia di comodo: prende il posto di quello di carta.

Che differenza c’è con la semplice scansione

Scansionare un documento e salvarlo in una cartella del computer è utile, ma non basta. Un PDF salvato su un disco può essere modificato, rinominato o perso, e nessuno può dimostrare che sia identico all’originale in una certa data.

L’archiviazione sostitutiva aggiunge alcune garanzie:

• Integrità: il documento non può essere modificato senza che la modifica sia evidente.
• Data certa: si può dimostrare quando il documento è stato conservato, grazie alla marca temporale.
• Autenticità: si sa chi ha prodotto e chi ha conservato il documento, grazie alla firma digitale.
• Reperibilità: ogni documento ha dei dati descrittivi, i metadati, che permettono di ritrovarlo in pochi secondi.
• Leggibilità nel tempo: i formati e i supporti sono scelti in modo che il documento resti leggibile per tutto il periodo di conservazione richiesto.

Come funziona, passo dopo passo

Un progetto di archiviazione sostitutiva segue in genere questi passaggi.

1. Analisi dell’archivio

Si parte da una fotografia della situazione: quali documenti ci sono, in che quantità, in che stato, per quanto tempo vanno conservati e chi deve poterli consultare. Questa fase evita di digitalizzare documenti inutili e aiuta a stabilire le priorità.

2. Preparazione e trasporto dei documenti

I faldoni vengono ritirati, ordinati e preparati: si tolgono punti metallici e graffette, si separano i fascicoli, si controlla che non manchino pagine. Se i documenti escono dalla sede del cliente, il trasporto va tracciato in ogni passaggio.

3. Dematerializzazione

I documenti vengono acquisiti con scanner professionali e trasformati in file digitali, di solito in formato PDF/A, pensato proprio per la conservazione a lungo termine.

4. Indicizzazione e data entry

Una scansione senza informazioni è difficile da ritrovare. Per questo a ogni documento si associano i metadati: tipo di documento, data, numero, nome del soggetto, riferimento della pratica. Questo lavoro si chiama data entry e può essere fatto a mano, con il supporto di software di riconoscimento del testo o con sistemi di intelligenza artificiale che estraggono i dati in automatico, sempre con un controllo umano.

5. Conservazione a norma

I file e i loro metadati vengono inviati al sistema di conservazione, che applica firma digitale e marca temporale e li custodisce secondo le regole previste. Da qui in avanti il documento digitale è quello che conta.

Da quando entra nel sistema di conservazione, il documento digitale è quello che conta.

6. Consultazione

Alla fine l’archivio è consultabile da computer: si cerca una pratica per nome o per data e la si apre subito, senza andare in archivio. I dati possono anche essere collegati al gestionale o all’ERP già in uso.

Quali documenti si possono digitalizzare

Quasi tutti i documenti di un’azienda o di un ente possono essere portati in digitale: documenti contabili e fiscali, contratti, documenti del personale, pratiche tecniche ed edilizie, corrispondenza. Per alcune categorie particolari, per esempio documenti originali unici di valore storico o atti per cui la legge richiede regole specifiche, la distruzione della carta non è sempre possibile. Per questo è utile valutare ogni tipologia prima di iniziare, con l’aiuto di chi conosce la normativa.

I vantaggi per chi lo fa

• Spazio: gli archivi cartacei liberano locali che possono essere usati in altro modo.
• Tempo: cercare un documento richiede pochi secondi invece di ore.
• Sicurezza: i documenti digitali conservati a norma sono protetti da perdite, incendi e allagamenti, e l’accesso è controllato.
• Lavoro da remoto: le persone autorizzate possono consultare i documenti anche fuori sede.
• Ordine: l’archivio digitale ha una struttura chiara e uguale per tutti.

Da dove partire

Il primo passo è capire quanta carta c’è e quale serve davvero. Conviene partire da un tipo di documento, per esempio le pratiche più consultate, e poi allargare il progetto. È importante scegliere un partner che segua tutta la filiera, dal ritiro dei documenti alla consultazione finale, così da avere un unico referente e ogni passaggio tracciato.

Come lavora Dardo, la Unit di Galileo per la gestione documentale

Dardo è la Unit della Cooperativa Sociale Galileo dedicata alla digitalizzazione degli archivi e alla gestione documentale. Segue l’intero percorso: trasporto dei documenti, dematerializzazione, data entry massivo, archiviazione sostitutiva e protezione nel cloud. Dove serve, integra Charta, l’intelligenza artificiale sviluppata da Galileo che legge i documenti ed estrae dati come nomi, date e luoghi. Galileo è certificata ISO 9001 e ISO 27001.

Dardo ha anche un valore sociale: offre lavoro qualificato a persone con disabilità grave, che gestiscono processi importanti per i clienti. Scoprire di più sul servizio è semplice: trovi tutto nella pagina di Dardo.

Vuoi capire se e come digitalizzare il tuo archivio? Scrivici dalla pagina Contatti: ti aiutiamo a fare il primo passo.

Domande frequenti

Fonti

• Codice civile, art. 2220
• Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005, art. 44
• AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
• AgID, domande frequenti sul documento informatico
• DM 17 giugno 2014, Gazzetta Ufficiale
• Agenzia delle Entrate, Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017

Scritto da

Cooperativa Sociale Galileo